L’ASSISTANTE DE DIRECTION
rattachée à la Direction Générale aura pour principale mission de
contribuer à la réalisation des tâches et missions de pilotage du
Président Directeur Général afin d’améliorer l’organisation de ses
activités ; Elle est l’interface relationnelle, en amont et en aval,
entre le Président Directeur Général et les différents interlocuteurs
internes et externes
Activités
Secrétariat de direction et assistanat particulier du directeur général:
- Organiser les plannings et les déplacements du directeur général ;
- Gestion de son agenda et de ses déplacements : prise des rendez-vous en fonction des priorités ;
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
- Planifier
et organiser des réunions et des évènements (instances, séminaires…) :
rédiger les comptes rendus, suivre les relevés de décisions et exécution
des actions assignées, préparer les supports, assurer la logistique ;
- Garantir
le fonctionnement efficace de l’activité du directeur général et
contribuer à l’organisation de la vie interne, en se positionnant en
ressource et conseil sur les usages et procédures de l’entreprise ;
- Gérer
l’information (contacts de la direction générale, bases de données,
listes de diffusion, documentation …) et en faciliter l’accès.
Gestion et suivi des dossiers
- Collecter les informations nécessaires au suivi des dossiers pour aide à la prise de décision et au pilotage ;
- Concevoir des tableaux de bord et/ou des tableaux de suivi ;
- Instruire et assurer le suivi des dossiers du directeur général (notes, synthèses, préparation des actes administratifs…) ;
- Coordonner
les moyens (humains, administratifs, logistiques et techniques)
nécessaires à la réalisation des objectifs qui lui sont fixés ;
- Participer à la gestion du budget de la Direction générale (élaboration, exécution, suivi) ;
- Communication interne et externe ;
- Piloter certaines actions de communication interne et veiller à la bonne diffusion des informations ;
- Concevoir,
mettre à jour et diffuser les différents outils/supports de
communication du directeur général (web, intranet, newsletter…) ;
- Concevoir et mettre en œuvre un système de classement pouvant en faciliter la recherche.
Encadrement / coordination
- Réaliser et coordonner des opérations particulières de tout ou partie d’un projet délégué par son responsable ;
- Gestion des notes de frais ;
- Suivi du calendrier des projets en cours ;
- Interface avec les autres entités du Groupe ;
- Interface avec les prestataires, clients etc. ;
- Interface avec les équipes en place ;
- Coordination des activités du siège sur délégation expresse de pouvoir ;
- Organisation, coordination, supervision et suivi des activités des collaborateurs placés sous sa responsabilité.