Chargé.e Administratif.ve en charge des Achats et des Contrats – Yaoundé
Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GmbH (GIZ)
Yaoundé, Centre, Cameroon
·11 Apr. 2023
·Temporary
·Accounting - Management
·Accountant
Description
Pour accompagner et suivre cette dynamique, le Projet d’Appui à la COMIFAC (GIZ/COMIFAC) rechercheun/e (01) Chargé.e Administratif.ve en charge des Achats et des Contratspour son Bureau de coordination àYaoundé.
- Lieu d’affectation:Yaoundé
- Date de prise de service souhaitée : 15 mai 2023
- Durée du contrat: Deux (02) ans renouvelables
- Délai de recevabilité des dossiers de candidature : 11 avril 2023
- Classification interne: Bande 4A, sous la supervision du/de la Responsable Administratif.ve et Financier.e du Programme du GIZ/COMIFAC
Missions / Responsibilities / Activities
Contrats
- Elaboration des contrats conformément à PuR et directives sur place (consultations, prestations de service, construction, achats, financements, accords de subvention etc…)
- Veille au respect des procédures et règles en matière de passation de marchés
- Appui aux divers contrôles internes et audits du Programme
- Gestion financière des contrats
- Assurer le traitement des dossiers relatifs aux demandes de contrat
- Elaborer les contrats (consultations, prestations de service, construction, financements, bail, accords de subvention etc…) au sein du Programme conformément à PuR et directives sur place
- Veiller au respect des procédures en vigueur en matière de contrats
- Conduire et/ou participer au processus de sélection des consultants, bureaux d’étude, prestataires etc…
- Préparer et participer à l’évaluation des capacités des potentiels bénéficiaires des financements GIZ
- Piloter en toute intégrité et transparence les procédures d’appel d’offres public/ restreint au sein du Programme, des Bureaux Pays et du Siège
- Procéder à la vérification des décomptes conformément aux clauses contractuelles (factures, liste des dépenses, timesheet, conformité…)
- Assurer le suivi des contrats (mise à jour des obligos, apurement des créances)
- Echanger, interagir et collaborer étroitement avec les Bureaux pays et siège (service des contrats, service financier) dans le traitement des dossiers du Programme
- Orienter et conseiller les collègues du Programme dans l’élaboration de la documentation à fournir en cas de besoin et sur les procédures correspondantes aux demandes émises par ces derniers
- Assurer le traitement des dossiers relatifs aux demandes d’achats
- Elaborer les contrats d’achats au sein du Programme conformément à PuR et directives sur place
- Veiller au respect des procédures en vigueur en matière d’achats
- Conduire et/ ou participer aux évaluations administratives et financières des offres soumises par les prestataires
- Assurer la transmission et le suivi des demandes d’achat auprès des Bureaux pays
- Procéder aux achats internationaux via le Siège (Buschaffung Online, SAP- SRM Purchasing)
- Piloter en toute intégrité et transparence les procédures de passation des marchés au sein du Programme, des Bureaux Pays et du Siège
- Assurer la veille sur la conformité de l’exécution des achats conformément à PuR et directives en vigueur
- Assurer le suivi des achats (mise à jour des obligos, apurement des créances)
- Orienter et conseiller les collègues du Programme dans l’élaboration de la documentation à fournir en cas de besoin et sur les procédures correspondantes aux demandes émises par ces derniers
- Procéder au classement physique et numérique (DMS, OOP) des contrats et des achats
- Tenir et mettre régulièrement à jour le fichier de suivi des contrats et des achats
- Mettre à jour la base de données des consultants locaux / prestataires et concertation régulière avec le BRY
- Communiquer les besoins mensuels relatifs aux contrats et aux achats pour l’appel de fonds du Programme
- Préparer les dossiers pour d’éventuels contrôles internes / audits
- Mettre en œuvre les recommandations des contrôles internes/ audits
- Informer son responsable hiérarchique en cas de difficulté (dysfonctionnement du service, pièces non conformes, factures douteuses…)
- Soumettre éventuellement des suggestions d’amélioration de la gestion au sein du service
- Classement et archivage selon la réglementation en vigueur
- Assumer d’autres activités et tâches sur instruction de la hiérarchie
Job Requirements
- Minimum BAC+4/5 en sciences de gestion/diplôme de fin d’études en Logistique ou tout autre diplôme équivalent reconnu
- Connaissances du code des Marchés Publics camerounais
- Connaissances en Droit des Affaires serait un atout
- Au moins 5 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire
- Excellente connaissance dans le processus de contractualisation
- Bonne connaissance en matière commerciale
- Acquisition des qualifications requises dans le domaine d’attribution
- Très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication ainsi que des applications informatiques
- Bonne connaissance du français et/ ou l’anglais
- Excellentes capacités d’analyse
- D’une grande intégrité morale et d’assurance dans le cadre des négociations
- Sens aigu de l’organisation et grande capacité à réaliser un travail conceptuel autonome
Applicant profile
» Experience Level: Senior
» Years of work experience: Between 5 years and 8 years
» Minimum Education Level: Master's Degree
» Years of work experience: Between 5 years and 8 years
» Minimum Education Level: Master's Degree
Application Documents
» Curriculum Vitae
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