Mission principale :

Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires, gérer les tâches administratives courantes, garantir la circulation de l'information et contribuer au bon fonctionnement administratif de l'entreprise.

Activités :

1.  Accueil et réception

• Accueillir, orienter et renseigner les visiteurs, clients et fournisseurs;
• Assurer une image professionnelle et positive de l'entreprise;
• Gérer les rendez-vous et l'agenda des responsables;
• Contrôler les entrées et sorties des visiteurs;

2. Gestion du standard téléphonique

• Réceptionner les appels entrants;
• Identifier les besoins des interlocuteurs;
• Prendre et transmettre les messages;
• Effectuer les appels sortants à la demande de la hiérarchie.

3. Secrétariat administratif

• Rédiger, saisir, mettre en forme et classer les documents administratifs;
• Traiter les courriers entrants et sortants;
• Assurer l'archivage physique et numérique des documents;
• Préparer les dossiers administratifs;
• Gérer les fournitures de bureau et effectuer les demandes d'approvisionnement;
• Assurer le suivi des documents administratifs de l'entreprise.

4. Gestion documentaire

• Enregistrer et distribuer les courriers;
• Assurer la confidentialité des informations et documents;
• Mettre à jour les bases de données administratives;
• Veiller à la bonne conservation des archives.

5. Organisation et assistance

• Préparer les réunions (convocations, salle, documents, procès-verbaux);
• Organiser les déplacements professionnels lorsque nécessaire;
• Assister la direction dans certaines tâches administratives;
• Participer à l'organisation des événements internes de l'entreprise.

• Formation : Bac+2 en Secrétariat, Gestion Administrative, Assistanat de Direction ou équivalent;
• Expérience : Minimum 1 an dans un poste similaire;
• Langues : Français (anglais technique souhaité)

Compétences requises

Compétences Techniques

• Techniques d'accueil physique et téléphonique;
• Gestion administrative et bureautique;
• Gestion des agendas et des rendez-vous;
• Maitrise de Word, Excel et PowerPoint ;
• Logiciels de gestion documentaire et bureautique.

Qualités personnelles :

• Excellent sens de l'accueil et du service;
• Présentation soignée, courtoisie et diplomatie;
• Sens de l’organisation, rigueur et méthode;
• Discrétion, confidentialité et bonne gestion du stress.