Pour la mise en œuvre de cette mission, vous devez faire face aux responsabilités suivantes :

• recevoir les visiteurs, clients, fournisseurs, les dirige, note les messages et planifie les rendez-vous;
• distribuer, affranchir, enregistrer le courrier et vous occuper de la gestion des messages électroniques;
• Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger… ;
• vous occuper de l'organisation des déplacements de membres de l'équipe ou du responsable ;
• Vérifier l'état des stocks, évalue les besoins en approvisionnement et définit les commandes à passer ;
• Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)
• Surveille et contrôle l'exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure
• Procéder à l'indexation et à l'archivage des comptes rendus de séance, dossiers professionnels,...
• Rédiger et mettre en page des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...)

Formation et diplôme

Vous êtes titulaire d'un BAC+2 en secrétariat et bureautique, en assistanat de direction, en communication d'entreprise… Vous disposez d'une expérience professionnelle d'au moins 2 ans réussie à un poste similaire.

Compétences et qualités requises

• Vous avez une bonne connaissance des outils de bureautiques (traitement de texte, tableur et PowerPoint…) :
• Vous avez une excellente maîtrise des modalités d'accueil et normes rédactionnelles ;
• Vous savez prendre des rendez-vous au téléphone ;
• Vous savez prendre note et vous maîtriser les techniques d'écriture rapide ;
• Vous êtes rigoureuse et organisée;
• Vous disposez d'excellentes qualités rédactionnelles ;
• Vous avez un bon esprit de synthèse ;
• Vous avez un sens du relationnel et savez restez discret(e) ;
• Maitriser la procédure de soumission aux appels à manifestation d'intérêt ;
• Vous parlez correctement l'anglais.