1. Gestion administrative : accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, recevoir, filtrer et transmettre les appels, rédiger, saisir, mettre en forme et classer les documents administratifs, assurer le classement physique et numérique des dossiers, organiser les rendez-vous et les réunions de la direction, assurer le suivi administratif des dossiers confiés.
2. Gestion des courriers et des e-mails : consulter quotidiennement la messagerie professionnelle, traiter les demandes reçues, préparer les demandes de fournitures de factures proforma, transmettre les proforma aux pharmacies pour validation, répondre aux courriers des partenaires après accord de la direction.
3. Suivi des fournisseurs : assurer le suivi administratif des commandes, confirmer par e-mail chaque paiement aux fournisseurs, assurer le suivi des échanges jusqu'à clôture des dossiers.
4. Gestion des assurances : préparation des dossiers et bordereaux, dépôts.
5. Organisation interne : préparer les documents pour les réunions, diffuser les notes validées par la direction, assurer le suivi des décisions prises, faciliter la circulation des informations entre les services.
6. Gestion des plannings : préparer les projets de planning, soumettre au pharmacien titulaire pour validation, ne diffuser aucun planning non validé ni signé, archiver les versions validées.
7. Veille réglementaire et discipline : veille au respect du règlement intérieur, observer, signaler tout manquement à la direction et contribuer ainsi au maintien de l'ordre et de la discipline.
8. Mise à jour des tableaux de bord : mise à jour d'un tableau de bord mensuel des activités.
9. Confidentialité et devoir de réserve : respecter strictement la confidentialité des informations, ne communiquer aucun document à une personne non autorisée sans accord de la direction, faire preuve de discrétion et de loyauté en toute circonstance.
MISSION GÉNÉRALE
Assurer le secrétariat de la direction, garantir une gestion administrative efficace de la pharmacie, faciliter la circulation des informations, assurer le suivi des dossiers administratifs et commerciaux, veiller au respect des procédures internes et contribuer au bon fonctionnement de l'officine.
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