ASSISTANTE SECRETAIRE DE DIRECTION BILINGUE – Yaoundé
INPHARAF SA
Yaoundé, Centre, Cameroon
·Apply ASAP
·Permanant
·Administration & Office
·Administrative secretary
Description
Le secrétaire de direction assure des tâches organisationnelles et administratives au service du ou des dirigeants. Il gère l’agenda, les communications, la préparation des réunions et assure un soutien administratif pluridisciplinaire au sein de l’entreprise.
Le secrétaire de direction est le plus proche assistant d'un dirigeant d'entreprise ou d'administration. Il facilite le quotidien de ce dernier en se chargeant de diverses tâches administratives et opérationnelles. Avis aux candidats ordonnés et polyvalents, désireux d'occuper des fortes responsabilités dans le domaine du secrétariat.
Missions / Responsibilities / Activities
Le rôle du secrétaire de direction consiste à faciliter la vie d'un dirigeant d'entreprise ou d'administration. Le périmètre de ses missions varie d'un employeur à l'autre, en fonction des besoins du dirigeant.
Véritable bras droit tout-terrain de la direction, le secrétaire de direction peut être amené à mener des missions de différents ordres, telles que :
- accueillir les visiteurs
- recevoir et trier les appels, les transférer si nécessaire
- transférer les mails et parfois rédiger les réponses
- établir l’agenda du directeur et lui faire parvenir des rappels
- préparer les déplacements
- organiser des événements et réunions internes, prendre des notes pour en proposer un compte-rendu
- classer, trier, archiver certains documents administratifs.
Le secrétaire de direction sert de liaison entre les collaborateurs et la direction, pour le compte de laquelle il assure le suivi de certains dossiers (fournisseurs, clients, etc.).
- Planifier et coordonner les rendez-vous et déplacements du dirigeant
- Rédiger et diffuser les courriers, rapports et comptes rendus
- Préparer les réunions (ordre du jour, documents, réservation de salles)
- Gérer l’accueil, le téléphone et la messagerie, filtrer les informations
- Coordinateur entre les services et les interlocuteurs externes
- Gestion d’agenda, organisation des rendez-vous et réunions
- Gestion des appels téléphoniques, des courriers et des e-mails
- Préparation des dossiers, comptes-rendus et rapports
- Organisation des déplacements professionnels
- Classement et archivage des documents administratifs
- Coordination entre les différents services de l’entreprise
- Accueil des visiteurs et relations avec les clients ou prestataires
En fonction de la structure, le secrétaire de direction peut également intervenir en support sur des tâches RH, comptables ou budgétaires.
Job Requirements
- Compétences organisationnelles pour gérer les agendas, organiser des réunions, planifier des événements, etc...
- Maîtrise des outils bureautiques (logiciels de traitement de texte, de tableurs, de présentation et des systèmes de gestion de base de données).
- Compétences interpersonnelles et de communication : avoir la capacité de travailler en équipe, à gérer les interactions avec les clients et les fournisseurs et potentiellement résoudre les problèmes.
- Connaissances en gestion et en administration : compréhension des principes de base de la gestion d'entreprise et des compétences administratives.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Adaptabilité et flexibilité.
- Esprit d'initiative et autonomie.
- Résistance au stress et sang-froid.
- Attention aux détails.
- Rigueur et minutie.
S'il est une qualité indispensable pour le secrétaire de direction, c'est la polyvalence. Méthodique, autonome et organisé, il sait jongler avec de nombreuses missions de natures différentes. Sa rigueur, sa discrétion, lui valent la confiance de la direction.
En contact avec de nombreux interlocuteurs (internes ou extérieurs à son employeur), le secrétaire de direction se doit de soigner les apparences. Il jouit d'une bon relationnel, d'une présentation impeccable et d'une orthographe irréprochable. Il maîtrise à la perfection les outils informatifs, et notamment les logiciels de traitement de texte.
Enfin, le secrétaire administratif est résistant à la pression. Il ne craint ni de déléguer, ni d'avoir affaire au sommet de la hiérarchie. Cette dernière peut compter sur sa disponiblité et son adaptabilité en période de difficulté.
- La suite bureautique : Word, Excel, PowerPoint
- Des logiciels de gestion d’agenda et de planification
- Les outils de communication unifiée : messagerie électronique, téléphonie, visioconférence
- Des techniques de classement et d’archivage efficaces
- Des méthodes d’organisation du travail : gestion des priorités, suivi des plannings
- Des outils de prise de notes et de compte-rendu
La maîtrise de ces différents outils garantit l’efficacité et la réactivité du secrétaire de direction dans son travail quotidien.
Applicant profile
Application Documents
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